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Chefaufgabe: IT-Inventur einmal im jahr

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IT-Inventur einmal im Jahr – Teil der Chefaufgabe „Digitale Transformation“

Die Digitale Transformation gehört zu den klaren Chefaufgaben „in diesen Zeiten“ – und das nicht erst seit Corona. Aber natürlich hat das Thema in vielen Facetten mit Corona nochmal deutlich mehr Fahrt aufgenommen – z.B. beim Thema Home-Office.

Eine wichtige Teilaufgabe dabei ist, die IT-Strukturen im Unternehmen aktuell zu halten. Je nach Unternehmensgröße liegt diese Aufgabe direkt auf dem Chef*innen-Schreibtisch oder sie ist ganz oder in bestimmten Teilbereichen an Mitarbeitende oder externe Dienstleister delegiert. Aber auch in Delegationsstrukturen bleibt eine Chefaufgabe auf jeden Fall bei Ihnen als Unternehmer*in: Sich regelmäßig zu vergewissern, dass alles ordnungsgemäß und im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben funktioniert.

Deshalb: Legen Sie einen Termin fest, zu dem Sie sich einmal im Jahr diese Chefaufgabe auf Ihren Schreibtisch holen! Natürlich können Sie bei aktuellen Vorfällen nicht auf Ihre IT-Inventur warten, sondern müssen direkt handeln. Die IT-Inventur gibt aber die Chance, nicht tagesgetrieben, sondern strukturiert diesen wichtigen Themenbereich zu betrachten.

 

Vorgehensweise bei der jährlichen IT-Inventur

 

•  Sammeln Sie im Laufe des Jahres alle Hinweise zum Themenbereich IT-Strukturen, die Sie für wichtig halten – im Unternehmen und aus externen Quellen. Je nach Art und Ihrer Arbeitsweise als Liste, Dokumente im Computer oder in einem Hängeordner, . . . Diese Themen sehen Sie vor Ihrer IT-Inventur durch und geben die Impulse daraus an die jeweils Verantwortlichen zur weiteren Vorbereitung weiter. Oder Sie tun das schon jeweils direkt, wenn Sie einen Impuls aufnehmen.

•  Sie haben Aufgaben delegiert: Die verantwortlichen Mitarbeitenden haben die Standard-Aufgabe, zum vereinbarten Termin einen Bericht über ihren jeweiligen Bereich vorzulegen. Wie dieser gestaltet wird und wie umfangreich er sein soll, dass wird unternehmens-individuell festgelegt. Aber er sollte natürlich u.a. enthalten: Wichtige Ereignisse der letzten zwölf Monate sowohl was Stärken / Verbesserungen angeht, als auch Schwächen / Störfälle / Probleme und weitere konkrete Verbesserungs- und/oder Überprüfungs- und Überwachungs-Vorschläge.

•  Diese Aufgaben liegen alle auf Ihrem Chef*innen-Schreibtisch: Erarbeiten Sie eine Checkliste für alle wichtigen Themen, die Sie durcharbeiten – und dabei auch gleich noch aktualisieren.

•  Die Berichte / Ihre Checkliste sprechen Sie dann mit den Beteiligten durch.

•  Wichtig im Gespräch: Sie können beruhigt Häckchen setzen „läuft gut“ oder Sie erarbeiten konkret zu treffende Maßnahmen, weil es eben nicht mehr oder noch nicht wirklich gut läuft.

Thema IT-Sicherheit

Ein zentraler Baustein ist die IT-Sicherheit in den Strukturen im Unternehmen selber und auf allen IT-Wegen nach außen. Für die Details bin ich nicht der Spezialist. Fordern Sie also die IT-Verantwortlichen im Unternehmen oder Ihre entsprechenden Dienstleister zu Themen wie Cyber-Sicherheit gegen Angriffe von außen, Schulung der Mitarbeitenden zur Sensibilisierung für das Thema, Sicherungskonzept für Ihre Daten, Aktualisierung aller Software-Komponenten, Löschung nicht mehr benötigter Software, Aktualität der eigenen Internet- und Plattform-Aktivitäten, . . .

Thema Datenschutz

Sind die Regelungen zum Datenschutz noch aktuell? Gibt es neue Software, neue Abläufe, neue Kontakte und Partnerschaften, die datenschutztechnisch noch nicht verprobt sind? Werden alle Regelungen von allen immer eingehalten? Gibt es dazu stichprobenweise Prüfungen? Wie sieht die Arbeit des internen / externen Datenschutzbeauftragten aus?

Digitale Entgiftung

„Digital Detox“ ist tatsächlich mittlerweile ein Fachbegriff geworden für unseren Umgang mit all den digitalen Instrumenten und Werkzeugen. Dahinter steht die Erkenntnis, dass das Nutzen digitaler Werkzeuge und Wege nicht per se zu produktiverem Arbeiten führt – sondern manchmal das genaue Gegenteil bewirkt. Mehr dazu finden Sie im Beitrag „Digitale Entgiftung“ vom Februar 2020, den Sie auf www.methoden-fuer-kmu.de im Thema „08. Selbstmanagement“ als letzten Beitrag finden – und den Sie hier auch direkt herunterladen können.

Ihr Smartphone und seine Apps – ein ganz spezielles Thema

Wie viele Apps haben Sie auf Ihrem Smartphone? Wie viele davon nutzen Sie regelmäßig? Und wissen Sie, welche dieser Apps welche Daten über Sie an wen jeden Tag senden – teilweise auch, wenn Sie diese Apps gar nicht aufrufen. Deshalb gehört die jährliche App-Inventur unbedingt mit dazu. Mehr dazu finden Sie im Beitrag „Der App-solute Wahnsinn – App-Inventur machen“ vom Februar 2019, den Sie auf www.methoden-fuer-kmu.de im Thema „08. Selbstmanagement“ als vorletzten Beitrag finden – und den Sie hier auch direkt herunterladen können. Und das gilt natürlich nicht für Ihr Smartphone, sondern auch für die alle Ihrer Mitarbeitenden - vor allem dann, wenn diese vom Unternehmen gestellt sind oder auch nur im dienstlichen Verkehr genutzt werden.

Welche Themen wurden noch nicht angesprochen?

Die Themen, die zu Ihrer IT-Inventur gehören, sind hier mit Sicherheit nicht vollständig aufgezählt. Daher erarbeiten Sie gemeinsam mit den internen und externen Beteiligten in Ihrem Unternehmen einen Themenkatalog, den Sie einmal jährlich bearbeiten. Und den Sie natürlich auf immer wieder neu vervollständigen. Denn zu den digitalen Themen Ihrer IT-Inventur werden mit großer Wahrscheinlichkeit jedes Jahr weitere hinzukommen.

Fragen zur Umsetzung in Ihrem Unternehmen

Sie möchten sich zur Umsetzung dieses "Aktuellen Themas" austauschen, haben Fragen dazu - dann rufen Sie mich einfach an ( 02131-660413 ) oder nutzen Sie den E-Mail-Kontakt (info(at)cd-sander.de). Ich freue mich auf einen ersten unverbindlichen Austausch mit Ihnen.

Ihre Anregungen

Ich freue mich über Anregungen zu weiteren Themen oder Akzenten, die Ihnen wichtig sind und die auch anderen Unternehmen Impulse geben können. Sprechen Sie mich gerne an: 02131-660413 oder per E-Mail.

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